Fuentes de datos personalizadas - Guía para principiantes

Cómo acceder a la función de fuentes de datos personalizadas

Reporting Ninja le permite utilizar sus propias fuentes de datos personalizadas e incluir en sus informes KPI, gráficos y tablas que presenten datos procedentes de:

• Archivos de Excel (.xlsx) alojada en una ubicación remota, como una carpeta de DropBox
• Hojas de cálculo de Google
• Hojas de cálculo incrustadas en los widgets, donde puede copiar o introducir sus propios datos

Para usar tus datos personalizados, solo necesitas editar tus informes o plantillas habituales, arrastrar y soltar un KPI, un gráfico o una tabla de la paleta al lienzo del informe y seleccionar «Microsoft Excel (xlsx)» o «Google Sheets».

Antes de revisar cómo proceder en caso de que quieras usar un archivo de Excel, una hoja de cálculo de Google Sheets o una hoja de cálculo incrustada, es importante entender que tus datos personalizados deben estar preparados.

Preparación de datos

No importa si vas a utilizar un archivo de Excel (.xlsx), una hoja de cálculo de Google Sheets o una hoja de cálculo incrustada, tus datos deben cumplir los siguientes requisitos:

• En la primera fila de tus datos, debes especificar qué etiquetas quieres usar para tus dimensiones y métricas.
• Las dimensiones deben aparecer antes que las métricas.
• También debes especificar el tipo de valor que representarán tus etiquetas añadiendo [TIPO] al final de la etiqueta.
• Los tipos de dimensiones permitidos son:
• TEXT - para dimensiones regulares
• DATE - para fechas
• Los tipos de métricas permitidos son:
• NUMBER - para métricas regulares
• CURRENCY - para métricas que representan divisas
• PERCENTAGE - para métricas que representan porcentajes,
• TIME - para métricas que representan segundos
• En el caso de un archivo Excel remoto o una hoja de cálculo de Google Sheets, el tipo de contenido de las celdas para las fechas debe ser en realidad una fecha, no simplemente un texto con formato de fecha. En el caso de las hojas incrustadas, será texto según el formato de fecha especificado en la configuración del widget.
• En el caso de las métricas que representan divisas o porcentajes, no incluyas el símbolo de divisa ni el símbolo de porcentaje. Asegúrese de que los valores de este tipo de métricas sean números simples sin ningún símbolo.
• En las columnas que representan métricas, puedes usar fórmulas con funciones o expresiones matemáticas. Sin embargo, solo se usarán expresiones matemáticas al presentar totales o agregar valores por dimensión temporal.
• Debe haber al menos una dimensión y una métrica.
• Solo puede haber una dimensión DATE.
• Puede haber un número máximo de 16 columnas.
• Puede haber un número máximo de 5000 filas.
• En el caso de widgets de tabla, puede usar varias dimensiones, pero solo puede haber una dimensión de fecha. Si usa una dimensión de fecha con otras dimensiones, la dimensión de fecha debe ser la primera
• En el caso de widgets de gráficos de tendencias, solo puede haber una dimensión y debe ser una dimensión de fecha. También puede haber varias métricas.
• En el caso de widgets de gráficos circulares, solo puede haber una dimensión pero múltiples métricas.
• En el caso de widgets de gráficos comunes (línea, área, columna, barra), solo puede haber una dimensión pero varias métricas.
• En el caso de Widgets de KPI, debe haber una dimensión de fecha. Puede haber varias dimensiones y métricas.

Cómo usar un archivo de Excel (.xlsx)

Para poder utilizar un archivo de Excel (.xlsx), debe estar alojado en una ubicación remota, como una carpeta de DropBox, para que nuestro producto pueda acceder a él. Por lo tanto, el primer paso es obtener una URL directa para el archivo de Excel.

Suponiendo que utilizas DropBox, sigue estos pasos para obtener la URL de tu archivo:

• Inicia sesión en dropbox.com.
• Sitúa el cursor sobre el archivo.xlsx que quieras usar y haz clic Compartir cuando aparezca.
• Si no se ha creado ningún enlace, haz clic Crear un enlace.
• Si ya se creó un enlace, haga clic en Copiar enlace.
• El enlace se copiará en tu portapapeles. A continuación, puedes pegarlo en la configuración de tu widget.

Puedes encontrar más información sobre cómo obtener acceso de solo lectura a tus archivos en DropBox en este enlace https://www.dropbox.com/help/167.

Para valida tu URL puedes usar tu navegador. Es una URL válida cuando la copias en la barra de direcciones de tu navegador y comienza a descargar el archivo directamente cuando se le pide que lo guarde localmente, no cuando veas el archivo en el visor de DropBox. En el caso de DropBox, esto se puede lograr cambiando la última «? dl=0» en la URL por «? dl=1».

Una vez que tengas la URL de tu archivo de Excel (.xlsx), sigue estos pasos para usarla:

• Arrastra y suelta un widget de KPI, gráfico o tabla desde la paleta hasta el lienzo del informe.
• Seleccione «Microsoft Excel (.xlsx)» como fuente de datos.
• Puede elegir cualquiera de los widgets predefinidos usando datos remotos o puede hacer clic en el botón»Ejecute el asistente» para crear el widget desde cero.
• Si ejecuta el asistente, en el tercer paso debe seleccionar la opción «Hoja de cálculo remota (.xlsx)».
• Finalmente, verá la ventana de configuración del widget donde puede introducir la URL del archivo y el nombre de la hoja.

Cada vez que modifique la URL o la hoja que se va a utilizar, debe hacer clic en el botón «Extraer datos» antes de poder ver el contenido del archivo de Excel en la pestaña «Hoja» de la ventana de configuración del widget.

Los datos que verás en la pestaña «Hoja» de la ventana de configuración del widget son de solo lectura.

Tenga en cuenta que, por ejemplo, en el caso de DropBox, pasa algún tiempo entre que los archivos se cambian en local y las réplicas remotas se sincronizan. Por lo tanto, si después de hacer clic en el botón «Extraer datos» no puede ver el contenido más reciente, tendrá que esperar un tiempo.

Cómo usar Google Sheets

Para usar una hoja de cálculo de Google Sheets, primero debes publicar toda la hoja de cálculo como un archivo de Microsoft Excel (.xlsx).

Sigue estos pasos para obtener la URL de tu hoja de cálculo:

• Abre tu hoja de cálculo en Google Sheets.
• Haga clic en el Expediente
• Seleccione Publicar en la web....
• Elija publicar la hoja de cálculo completa como Microsoft Excel (.xlsx)
• Haga clic Publicar.
• Copia la URL y pégala en la configuración de tu widget.

Puedes encontrar más información sobre la publicación de Google Docs en este enlace https://support.google.com/docs/answer/37579?hl=en.

Para validar tu URL puedes usar tu navegador usando una sesión de incógnito. Es una URL válida cuando la copias en la barra de direcciones de tu navegador y comienza a descargar el archivo directamente con un mensaje para guardarlo localmente.

Una vez que tengas la URL de la hoja de cálculo, sigue estos pasos para usarla:

• Arrastra y suelta un widget de KPI, gráfico o tabla desde la paleta hasta el lienzo del informe.
• Selecciona «Google Sheets» como fuente de datos.
• Puede elegir cualquiera de los widgets predefinidos o puede hacer clic en el botón»Ejecute el asistente» para crear el widget desde cero.
• Finalmente, verá la ventana de configuración del widget donde puede introducir la URL del archivo y el nombre de la hoja.

Cada vez que modifique la URL o la hoja que se va a utilizar, debe hacer clic en el botón «Extraer datos» antes de poder ver el contenido del archivo de Excel en la pestaña «Hoja» de la ventana de configuración del widget.

Los datos que verás en la pestaña «Hoja» de la ventana de configuración del widget son de solo lectura.

Ten en cuenta que puede pasar algún tiempo entre que se modifiquen las hojas de cálculo y se publiquen esos cambios. Por lo tanto, si después de hacer clic en el botón «Extraer datos» no puedes ver el contenido más reciente, tendrás que esperar un tiempo.

Cómo usar una hoja de cálculo incrustada

Además de los archivos de Excel o Google Sheets, también puedes copiar o introducir tus propios datos en hojas de cálculo incrustadas.

Para usar una hoja de cálculo incrustada, sigue estos pasos:

• Arrastra y suelta un widget de KPI, gráfico o tabla desde la paleta hasta el lienzo del informe.
• Seleccione «Microsoft Excel (.xlsx)» como fuente de datos.
• Puede elegir cualquiera de los widgets predefinidos usando datos incrustados o puede hacer clic en el botón»Ejecute el asistente» para crear el widget desde cero.
• Si ejecuta el asistente, en el tercer paso debe seleccionar la opción «Hoja de cálculo incrustada».
• Por último, puede copiar o introducir sus datos en la pestaña «Hoja» de la ventana de configuración del widget.